El Departamento de Educación del Condado de Orange desempeña un papel vital en el apoyo a las operaciones de nómina para los distritos escolares y colegios comunitarios de todo el condado.
Cada mes, la OCDE procesa la nómina de aproximadamente 75.000 empleados y generará alrededor de 100.000 formularios W-2 este año.
Hablamos con Zubia Villacorta, directora de Servicios Empresariales de OCDE, para conocer cómo su equipo apoya a los distritos para garantizar operaciones de nómina precisas y eficientes y ayudar a los empleados a recibir sus pagos a tiempo. También explicó por qué los empleados del sistema de nómina certificado recibirán sus cheques de pago el 2 de enero, que es el primer día hábil oficial del nuevo año.
El apoyo a los distritos es el núcleo del trabajo de la OCDE.
La División de Servicios Comerciales de la OCDE se asocia con los equipos de nómina del distrito para gestionar las operaciones de nómina y garantizar el cumplimiento de los plazos. Además de brindar apoyo técnico, orientación y capacitación al personal del distrito, el equipo monitorea los cambios en las leyes, las tasas de retención y las reglas de jubilación para garantizar el cumplimiento en todo el condado de las regulaciones federales, estatales y locales.
“Los estudiantes son la razón número uno por la que todos hacemos lo que hacemos”, dijo Villacorta. «Cada miembro del personal de cada distrito escolar del condado, sin importar el puesto que ocupe, apoya a los estudiantes del Condado de Orange».
“A su vez, aquí en la OCDE somos muy conscientes de nuestra responsabilidad de apoyar a los empleados de todos los distritos. Nuestro compromiso es mantener un alto nivel de servicio al cliente en cada interacción y brindar soporte y servicio con integridad y profesionalismo”.
Garantizar la precisión y puntualidad de la nómina requiere un proceso de varios pasos.
La división crea un calendario de nómina anual que describe los plazos críticos para los distritos. Después de cada uno de los cuatro ciclos de nómina mensuales, el Equipo de Cumplimiento de Nómina de la OCDE audita las presentaciones, identifica discrepancias y brinda orientación a los distritos para abordar cualquier problema.
El equipo también maneja las presentaciones de impuestos federales y estatales e informa los ingresos y contribuciones de los empleados a CalPERS (el sistema de jubilación para empleados públicos) y CalSTRS (el sistema de jubilación para maestros y educadores).
OCDE colaboró con TI para preparar la nómina de fin de año.
En preparación para el fin de año, el equipo de Zubia trabajó con la División de Tecnología de la Información de la OCDE para mostrar un mensaje en el Sistema de Información del Empleado, el cual se hizo público a partir de la primera semana de diciembre.
El mensaje dice: “La nómina certificada para el período de pago de diciembre se emitirá el 2 de enero de 2025”.
Los empleados en la nómina certificada (aquellos remunerados por el trabajo realizado entre el 1 y el 31 de diciembre) reciben sus cheques de pago el 2 de enero, el primer día hábil oficial del nuevo año. Este cronograma es consistente con el cronograma de nómina anual de la OCDE, lo que garantiza precisión y alineación con los requisitos de presentación de informes.
Si bien el 2 de enero es la fecha de pago oficial, algunos bancos pueden liberar fondos antes, el 30 de diciembre, como cortesía para los titulares de cuentas.
La comunicación y la formación ayudan a los distritos a mantenerse informados.
Para garantizar operaciones de nómina fluidas a fin de año, la OCDE comenzó a compartir información con los distritos en septiembre. Se enviaron mensajes a los superintendentes adjuntos, directores y equipos de nómina describiendo fechas límite críticas e información sobre el procesamiento de impuestos de fin de año.
Además, OCDE ofrece sesiones de capacitación y asesoramiento durante todo el año al personal del distrito, brindando apoyo en tiempo real para abordar cualquier pregunta o desafío.
OCDE vela por el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
La División de Servicios Comerciales de la OCDE se mantiene actualizada sobre las leyes federales y estatales, las tasas de retención, las reglas de jubilación, las leyes laborales y los códigos educativos para garantizar que los distritos sigan cumpliendo. Este monitoreo continuo ayuda a los equipos de nómina de todo el condado a afrontar los cambios en las regulaciones y evitar errores costosos.
Al brindar capacitación y orientación, la OCDE garantiza que las operaciones de nómina se alineen con todos los estatutos y normas relevantes.
Para obtener más información sobre la División de Servicios Empresariales, visite la página web de la OCDE.
