Ayuntamiento de Richmond. (Archivo bizSense)
La Ciudad de Richmond ha lanzado un sistema en línea que los propietarios de negocios ahora deben usar para registrarse y presentar impuestos, y les está dando un mes extra para hacerlo.
El portal de negocios de RVA se lanzó en enero y ahora es la única forma de registrar negocios y renovar las licencias en la ciudad. El portal también permite el pago en línea de los impuestos comerciales de la propiedad personal y los impuestos BPOL (licencia comercial, profesional y ocupacional), aunque los pagos aún son aceptados por correo.
El sistema está destinado a mejorar las eficiencias del servicio y reemplazar lo que la directora de finanzas Sheila White describió como un «entorno muy manual y intensivo en papel» que estaba «maduro para el error humano».
Sheila White
«Antes de este año, cada presentación comercial que llega a la ciudad, incluso pagos por nuestros impuestos mensuales, todos los documentos», dijo White. “Fue un proceso muy ineficiente que estaba listo para las oportunidades de error. Esto realmente lo hace más eficiente y efectivo «.
Antes y después de que se lanzó el portal el mes pasado, la ciudad envió correos electrónicos y correos a los clientes comerciales existentes y publicó anuncios para alertarlos sobre los cambios, dijo White. Ella dijo que los clientes comenzaron a usar el portal de inmediato y que el tráfico ha aumentado en las semanas previas a la fecha límite típica del 1 de marzo de la ciudad para renovar las licencias y pagar impuestos BPOL.
Sin embargo, la ciudad anunció esta semana que está extendiendo esa fecha límite hasta el 31 de marzo. White dijo que el tiempo adicional se está proporcionando a la luz de la novedad del sistema, así como los eventos inesperados que rodean la interrupción del agua del mes pasado que afectó a las empresas en toda la ciudad.
«Al darnos cuenta de que el cambio lleva tiempo, especialmente un cambio de esta magnitud para nuestra comunidad empresarial, queríamos ser sensibles a eso», dijo White.
“Especialmente desde que a principios de año, las mentes de la gente estaban en lo que estaba sucediendo con todas las otras cosas que estaban sucediendo con la ciudad en enero. Pensamos en eso y dijimos que esto no es culpa propia; Acaban de estar ocupados dirigiendo sus negocios, administrando sus vidas. Necesitamos darles algo de tiempo adicional y asegurarnos de que ese período de gracia esté allí ”.
El portal es el último en un esfuerzo continuo para mover ciertos servicios de la ciudad en línea. El departamento de revisión de planificación y desarrollo de la ciudad, por ejemplo, ha trasladado servicios de permisos e inspecciones en línea y ya no acepta presentaciones en papel.
La ciudad también está trabajando para desplegar completamente su sistema de pago RVA que permitiría a todos los contribuyentes buscar sus cuentas y administrar los pagos en línea. White dijo que el sistema, que la ciudad espera ayudar a prevenir problemas de recaudación de impuestos que han afectado a los restauradores de Richmond en los últimos años, está siendo objeto de implementación completa a finales de este año.
Para el portal de negocios de RVA, la ciudad gastó poco menos de $ 50,000 para el desarrollo del sistema, publicidad y divulgación. La mayor parte de los fondos se pagaron a la imprenta local Bambooink, que manejó la impresión y el correo de la tarjeta postal y las cartas comerciales; firma de marketing señor para la producción de video; y los proveedores GroundTruth (Geofencing Services), EffectV (anuncios de TV y en línea) y Audiogo (anuncios de radio/transmisión).
A pesar de esos esfuerzos, algunos dueños de negocios y archivadores de impuestos han dicho, en foros en línea y en Bizsense, que no estaban al tanto del portal o que era obligatorio hasta hace poco. Algunos también citaron problemas técnicos con el portal en su lanzamiento y cuestionaron cuán exitosamente se recibieron las comunicaciones de la ciudad.
Una captura de pantalla del portal de negocios RVA.
White dijo que ha escuchado sobre algunos de esos temas y quejas sobre ciertos aspectos, como la autenticación multipartidista. Ella dijo que tales comentarios son bienvenidos para abordar cualquier problema y mantuvo que el sistema fue construido con muchos de ellos.
«Los comentarios que recibo, aparte de la gente que dice: ‘Oh, no sabía que tenía que hacerlo de esta manera’, ha sido abrumadoramente positivo», dijo White. “Una vez que entran y lo usan, es fácil de usar y están contentos con su capacidad de entrar, archivar, certificar. También pueden pagar ahora.
“Estaba muy feliz de ver que eso realmente comenzó la conversación, porque queremos que hablen de ello. Lo que no quiero que digan es: ‘Oye, no puedo hacerlo’. Ven a nosotros; Déjanos ayudarte ”, dijo. «Esta es nuestra primera incursión, por lo que habrá oportunidad para que continuemos refinando y haciendo que esto sea aún mejor en el futuro».
Si bien los pagos aún se pueden enviar por correo si los clientes no quieren hacerlos en línea, White dijo que era intencional no incluir una opción en papel y hacer que el registro y la presentación en línea sea la única opción.
“El papel simplemente no es eficiente. No es la mejor manera de hacerlo ”, dijo. “Necesitábamos pasar a un enfoque más moderno.
«Cuando lo sacas del elemento humano, mi personal que toma lo que alguien podría haber tenido la intención de hacer y traducir eso y poner eso a nuestros sistemas, creo que terminamos en un lugar mejor cuando el propietario del negocio puede poner su propia información y luego certificar eso es lo que pretendía poner. Esa parte de ella, para mí, es realmente crítica», dijo White.
La página web de RVA Business Portal incluye tutoriales de audio y guías de referencia para ayudar a los clientes a aprender el sistema en línea. White dijo que los clientes también pueden reunirse con el personal de la ciudad para pasar por el proceso en persona. Se pueden hacer citas con el personal de apoyo del departamento de finanzas o a través del sistema 311 de la ciudad.
Se renunciarán a las tarifas tardías para los usuarios que se registren y presentan antes del 31 de marzo, dijo la ciudad en su anuncio. Más información sobre los pagos en línea está disponible en el sitio web de la ciudad.
