La pandemia de Covid-19 exacerbó los desafíos de la cadena de suministro para empresas de todo el mundo. El grupo de la cadena de suministro en la nube de Microsoft había desarrollado prácticas sofisticadas de gestión de riesgos a lo largo de los años, pero, sin embargo, se vio desafiado por los problemas de la cadena de suministro global resultantes de Covid.
La cadena de suministro en la nube de Microsoft incluye millones de servidores en más de 200 centros de datos en todo el mundo. Cada servidor, a su vez, consta de una gama de componentes obtenidos por el equipo de cadena de suministro de Microsoft. Microsoft tenía una excelente visibilidad de las compras de sus proveedores directos, ya que esos datos residían en los sistemas internos de la empresa. Sin embargo, como muchas otras empresas, Microsoft luchó por obtener visibilidad de las transacciones entre los proveedores directos y sus vendedores.
“La escala de la cadena de suministro de Microsoft es simplemente tremenda”, explica Mohamad Masri, gerente senior de programas de blockchain. “Hace seis años, nos dimos cuenta de que los métodos tradicionales utilizados en nuestra cadena de suministro ya no satisfacían las necesidades de nuestro negocio en rápido crecimiento. Necesitábamos una nueva forma de manejar la gestión de riesgos de la cadena de suministro”.
Microsoft y cada proveedor en la canalización de hardware en la nube administraban sus propios datos sobre pedidos, entregas, pagos y otros aspectos de la relación. “Había mucha reconciliación manual”, dice Masri. “Lo que queríamos hacer en cambio era construir un ecosistema de datos comunes. Si todas las partes al tanto de una transacción están utilizando los mismos datos para administrar su negocio, entonces hay una En realidad nulidad de la reconciliación.
“Vimos el potencial de una experiencia de contabilidad compartida, impulsada por blockchain, para eliminar gran parte del esfuerzo manual”, continúa Masri. “Todas esas conciliaciones entre bases de datos y cadenas de suministro son, por su naturaleza, muy horizontales. Tenemos muchos proveedores, muchos integradores, muchos hubs. Queríamos crear una orquestación a través de la cual nuestros datos comunes pudieran compartirse sin requerir mucha gestión estatal entre todos los diferentes conjuntos de datos de todos los diferentes socios”.
El equipo de blockchain de Microsoft, que incluye a Masri y Yorke Rhodes, director de transformación digital de blockchain, lanzó una iniciativa centrada en tres objetivos clave. Primero, querían crear controles sistémicos más fuertes que permitieran el crecimiento sin generar más riesgo a medida que el negocio de la nube crece. En segundo lugar, querían crear un proceso contiguo y escalable desde el abastecimiento de cash hasta el aprovisionamiento para reducir los tiempos de ciclo de la empresa desde la planificación hasta el efectivo y el producto. Y tercero, querían utilizar tecnologías emergentes de blockchain para capturar la granularidad adecuada en los datos sin requerir que los socios externos se esfuercen en proporcionar esos datos.
Formaron un equipo de proyecto que incluía representantes de los grupos de gestión de abastecimiento, resiliencia y riesgo de proveedores, finanzas corporativas y cadena de suministro, así como los equipos técnicos que construirían la solución. Comenzaron identificando los campos de datos necesarios para crear una vista transacción por transacción del inventario para el negocio en la nube de Microsoft.
“Cualquier cadena de suministro tiene numerosos campos de datos”, dice Rhodes, “y todos esos datos tienen la oportunidad de conciliarse. Cuanto más pueda obtener una vista común de los datos, menos reconciliación tendrá que hacer”.
El equipo vio una oportunidad particular para mejorar los procesos de resolución rápida de disputas (RDR) de Microsoft. “Los procesos de RDR no van a desaparecer, pero podemos mejorar nuestra reacción ante ellos”, dice Masri. “En un mundo en el que recibimos un informe fuera de línea una vez a la semana de nuestro primer socio, luego tenemos que obtener un informe competitivo de nuestro segundo socio, luego averiguar dónde están las diferencias para que podamos reconciliar los informes de esos socios, en ese mundo, lleva mucho tiempo obtener una respuesta. Pero si todos usamos un espacio compartido para obtener información sobre un envío, habría un solo lugar al que todos podríamos ir para obtener los mismos datos. Nuestro negocio se aceleraría porque ya no necesitaríamos hacer tanta reconciliación entre todos los diferentes puntos de datos”.
El equipo comenzó construyendo una solución de cadena de bloques que incluía respuestas a preguntas como: ¿Dónde están las mercancías en tránsito? ¿Se ha facturado la transacción? ¿Se ha pagado la factura? ¿Y dónde está la documentación (las órdenes de compra y las facturas) asociada con estos bienes?
“La cadena de bloques sirve esencialmente como una capa de integración en la que podemos compartir datos de manera responsable, sin tener que extraer informes competitivos de diferentes socios para comprender lo que sucedió”, dice Masri. “La incorporación de blockchain en estos procesos realmente simplifica el acceso a los datos”. El equipo aseguró estos datos confidenciales mediante la elaboración cuidadosa de permisos para que cada entidad de la cadena de suministro pueda ver solo la información que necesita.
A continuación, el equipo comenzó a superponer controles financieros. “En medio de la creación del seguimiento del inventario físico, se nos presentó un nuevo caso de uso: agregar nuestros controles financieros y números de capital de trabajo al modelo de cadena de bloques”, dice Masri.
Construyeron un libro de transacciones compartido al que pueden acceder las partes de la transacción. Los socios conectan sus sistemas internos de registro al libro mayor de blockchain mediante interfaces de programación de aplicaciones (API). “La cadena de bloques no es un sistema de registro es una fuente de verdad”, dice Masri. “Las transacciones aún se realizan dentro de los respectivos ERP de todos [enterprise resource planning systems]luego se transfieren al libro mayor compartido”. Los datos son confiables porque son inmutables: una vez escritos, no se pueden cambiar. “Tratamos nuestro libro mayor de transacciones de blockchain estructurado como un libro mayor típico”, explica Rhodes. “Si hay un error, no retrocedemos y cambiamos la fuente publicamos una transacción de compensación”.
El equipo también creó tableros dentro de la herramienta de visualización de datos PowerBI para brindar a una variedad de usuarios finales acceso a la información en la cadena de bloques. Estos paneles personalizados se conectan con la solución de cadena de bloques a través de la API, lo que significa que se actualizan casi en tiempo serious. Al tomar decisiones, como cambiar las condiciones de pago con un socio en certain, el individual puede acceder fácilmente a la información que necesita.
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“Los equipos de tesorería pueden tomar estas decisiones en cuestión de minutos ahora, en lugar de intentar volver atrás e investigar la relación con ese socio”, dice Masri. “El servicio al cliente que pueden brindar a ese socio y la facilidad con la que pueden acceder a los datos que necesitan para tomar decisiones con confianza son el resultado de esta iniciativa de blockchain”.
Por el lado de la gestión de efectivo, el libro mayor compartido permite que las cuentas por pagar (A/P) cronometren con mayor precisión los desembolsos de efectivo a los proveedores. “Hay un momento organic para la contabilidad”, dice Masri. “La mesa de cuentas por pagar generalmente hace muchas conciliaciones y toda esa doble verificación ralentiza los pagos. Con los datos que ahora tenemos en la cadena de bloques, podemos ver el pedido, el envío, el recibo y la factura. Eso no cambia la naturaleza de lo que hacen los contadores, pero la experiencia de datos compartidos decrease la cantidad de trabajo que tienen que hacer antes de que puedan desembolsar o aplicar efectivo con confianza”.
Además, tener una mejor visibilidad en tiempo serious de los datos de la cadena de suministro permite a Microsoft mejorar la precisión de los tiempos para las decisiones de financiación y reducir el exceso de capital que mantiene. “Cuando no tienes una visibilidad detallada del movimiento de bienes y las transacciones, la forma en que prestas dinero tiene que ser mucho más burda”, señala Rhodes. “Ahora, tenemos acceso a los datos sobre las transacciones entre nuestros socios en la cadena de suministro. Obtener estos datos detallados en tiempo true nos permite tomar decisiones de financiación más rápidas y granulares”.
Masri agrega: “Si está viendo datos en un bloque mensual, entonces está administrando mes a mes, lo cual es menos preciso que administrar transacciones individuales. El uso de nuestro nuevo libro mayor transaccional compartido nos permite administrar a nivel transaccional, lo que nos ahorra algunos dolores de cabeza. Por ejemplo, si podemos ver la factura, el recibo de mercancías y el pedido casi en tiempo true, no emitiremos un cheque por el inventario que no se recibió y luego intentaremos recuperarlo a través de un proceso de nota de crédito. Podemos ser mucho más receptivos a los eventos a medida que suceden, en lugar de esperar hasta el cierre de los libros. Extraer datos de la capa de informes a la capa de procesos de negocios como este es empoderador porque nos hace proactivos en lugar de reactivos”.
De hecho, las organizaciones de arriba abajo en la cadena de suministro de Microsoft están sintiendo los beneficios de este proyecto. “Pensamos en esto como un ecosistema de valor, en el que podemos mover palancas a lo largo de esta estructura de datos compartidos”, dice Rhodes. El equipo prevé que este tipo de enfoque para compartir información entre socios revolucionará toda la cadena de suministro, para aportar valor a los proveedores de Microsoft, a sus proveedores, and so forth.
“Tradicionalmente, siempre tratábamos de comunicarnos con nuestros proveedores mientras sosteníamos una mano de cartas, como en un juego de Go Fish”, dice Masri. “Con la experiencia de datos compartidos, todos podemos ver las cartas sobre la mesa y hace que la comunicación y la colaboración sean mucho más sencillas”.
