Los empresarios están ocupados. No quieren leer largos correos electrónicos, memorandos y/o documentos para encontrar lo que buscan. Los empresarios esperan recibir correspondencia clara y concisa. Los futuros líderes financieros actualmente no tienen habilidades efectivas de redacción de negocios. Además, la curva de aprendizaje para desarrollar estas habilidades es pronunciada debido a las preferencias comunicativas de la Generación Z y a cómo están aprendiendo a escribir. La Generación Z necesitará desarrollar estas habilidades críticas de redacción comercial para avanzar en sus carreras.
Los estudiantes de la Universidad de Bentley se sorprenden cuando les digo que pasaba mucho más tiempo escribiendo, leyendo y editando documentos que trabajando con hojas de cálculo de Excel cuando period director financiero de una empresa pública tanto en ON Technological innovation como en Continuous Get in touch with. Los directores financieros participan en la redacción y/o edición de una amplia variedad de documentos, incluidos memorandos financieros, presentaciones ante la SEC, comunicados de prensa, contratos comerciales y planes de compensación.
La Generación Z ha crecido con teléfonos móviles en la mano. Esta generación se siente cómoda enviando comunicaciones bajo demanda y recibiendo respuestas inmediatas. BRB (Ya vuelvo), IDK (No lo sé), OMW (En camino) y LMK (Avíseme) se han convertido en términos de comunicación comunes para la Generación Z y otros. Como period de esperar, los estudiantes de Bentley han informado que los mensajes de texto son su método de comunicación preferido. Aunque los mensajes de texto son concisos, son demasiado cortos para proporcionar suficiente información para la mayoría de las comunicaciones comerciales.
Los mensajes de texto tienen un uso limitado en el mundo empresarial para preguntas o comentarios rápidos, como «¿Puedo llamarte ahora?» o «Estoy en camino». Sin embargo, los empresarios no utilizan los mensajes de texto para tomar decisiones o sustentar argumentos. Después de graduarse, la Generación Z pronto se dará cuenta de que los números de teléfono celular a menudo no están disponibles y que otras generaciones prefieren no usar mensajes de texto para comunicarse.
Los cursos de escritura comunes en las universidades cubren escritura creativa, redacción de artículos de investigación y redacción expositiva. Estos estilos de escritura son valiosos para determinadas carreras. Sin embargo, estos estilos de escritura son ineficaces en la mayoría de situaciones comerciales. El propósito de un documento comercial es ayudar a los lectores a tomar una decisión comercial proporcionando información relevante de manera clara y concisa.
Los futuros líderes financieros pueden mejorar sus habilidades de redacción comercial si siguen las siguientes pautas.
LA ESTRUCTURA ESCRIBE LOS DOCUMENTOS EN TRES SECCIONES
La primera sección es un párrafo introductorio que sirve como un mini resumen ejecutivo. Este párrafo permitirá al lector saber rápidamente qué cubre el resto del documento y le ayudará a determinar si desea leer el resto del documento. Este párrafo introductorio debe captar al lector en un «hola». Esta sección también debe indicar explícitamente la decisión comercial abierta o el argumento afirmado en el documento.
La segunda sección proporciona los antecedentes y el sustento respecto de la decisión comercial abierta o argumento afirmado. Esta sección debe equilibrar la robustez con la longitud. Si esta sección es demasiado larga, el lector puede perder el interés. Esta sección debe excluir cualquier información que no respalde directamente el párrafo introductorio.
La tercera sección concluye el documento y reafirma la decisión comercial abierta o el argumento afirmado.
En otras palabras, parafraseando un viejo refrán: “Diles lo que les vas a decir entonces díselo luego cuéntales lo que les has dicho”.
REVISAR Y EDITAR EL DOCUMENTO
Antes de enviar el documento, el redactor debe revisarlo y editarlo.
Sé conciso.
o Identificar y eliminar frases que sean innecesarias.
o Identificar frases con muchas palabras y reescribirlas con menos palabras.
o Eliminar información superflua que sea irrelevante para tomar una decisión comercial o respaldar un argumento comercial. Incluya información tangencial que pueda ser de interés para los lectores en un apéndice.
Sea claro.
o Elimine abreviaturas y deletree acrónimos que puedan no resultar claros para todos los lectores. Por ejemplo, utilice «¿Qué opinas?» en lugar de WDYT.
o Asegúrese de que el lector sepa inmediatamente a qué se refiere la palabra «eso» cuando se united states of america como pronombre.
Con la capacitación adecuada, los futuros líderes financieros pueden ser parte de la solución al problema de la redacción comercial que puede estar costando a American Small business casi $400 mil millones por año.
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