- Desarrollar un plan de continuidad para mantener las operaciones durante desafíos inesperados.
- Priorice las tareas esenciales y organice la información de contacto de emergencia para un acceso rápido.
- Puede proteger su pequeña empresa con un seguro que se ajuste a sus necesidades para ayudarle a protegerse de lo inesperado.
Dirigir una pequeña empresa puede estar lleno de sorpresas: algunas positivas, como conseguir un nuevo cliente de forma inesperada, y otras desafiantes, como tormentas, problemas tecnológicos, enfermedades o la pérdida de un empleado clave. Estas interrupciones pueden afectar a sus operaciones, pero un plan de continuidad bien diseñado puede ayudarlo a capear la tormenta.
Un plan de continuidad es una herramienta esencial diseñada para mantener las operaciones de su pequeña empresa funcionando incluso cuando surge una emergencia repentina. De hecho, una investigación de la Reserva Federal muestra que nueve de cada diez pequeñas empresas informaron haber experimentado un desafío financiero u operativo en 2023.
Para ayudar a garantizar que las operaciones puedan continuar durante y después de una interrupción, estos son los pasos clave para crear un plan de continuidad comercial.
1. Desarrolla tu plan
Una comunicación clara es la clave para seguir operando en tiempos difíciles. Saber exactamente cómo ponerse en contacto con su equipo puede ahorrarle un tiempo valioso y mantenerlo organizado, sin importar lo que suceda a su alrededor.
Reúne la información de contacto de tu equipo en un solo lugar: Cree una hoja de cálculo que incluya los detalles de contacto de todos los empleados clave, especialmente números de teléfono y direcciones personales.
Como medida de respaldo, también es recomendable solicitar contactos de emergencia, como un cónyuge o un familiar cercano. Almacene esta información digitalmente y conserve una copia impresa en un lugar seguro, de modo que sea fácil acceder a ella cuando se encuentre en medio de una crisis. Si su empresa depende en gran medida de proveedores o vendedores, asegúrese de documentar también su información de contacto.
Por ejemplo, si tienes una panadería, podrías tener una lista de proveedores de ingredientes esenciales como harina y mantequilla. Aunque es posible que tengas esta información almacenada en tu teléfono, los miembros de tu equipo también deben poder acceder a ella en caso de que no estés disponible.
Poner a alguien a cargo: Designe a alguien de su equipo para que dirija las comunicaciones de emergencia, así como a un suplente. Si su pequeña empresa tiene varias sucursales, considere la posibilidad de seleccionar un coordinador y una persona de respaldo para cada sitio.
Establecer canales de comunicación de respaldo: Si se enfrenta a un desastre natural, una emergencia relacionada con el clima o un incidente tecnológico, es posible que no pueda comunicarse por teléfono, plataformas de videoconferencia o correo electrónico. Pídale a su equipo de TI o a un proveedor externo de servicios administrados que elabore un plan para mantenerse en contacto con su equipo si se corta la electricidad o se interrumpe el servicio de Internet o de teléfono.
Algunas preguntas clave a considerar incluyen si necesita un generador eléctrico, si debe invertir en soluciones de Internet de respaldo como puntos de acceso y si su equipo de liderazgo necesita computadoras portátiles para trabajar de forma remota.
Es mucho más fácil abordar estas tareas con antelación que en medio de un desastre o emergencia.
2. Identificar funciones críticas del negocio
Documentar las funciones críticas de su empresa le ayudará a priorizar las tareas durante una emergencia. Si algunos de sus empleados no pueden trabajar o los recursos clave se vuelven inaccesibles, es posible que deba concentrarse en lo esencial.
Priorizar las actividades clave: Las funciones comerciales críticas son actividades que su personal interno debe realizar para entregar los productos o servicios en los que confían sus clientes. Supongamos que tiene una peluquería para niños en la que cortar el pelo es una función comercial crítica. En caso de una emergencia que le impida operar en su ubicación habitual, deberá buscar un lugar alternativo (quizás un salón al otro lado de la ciudad que esté dispuesto a compartir el espacio) para continuar atendiendo a sus clientes de manera segura y eficiente.
Crea una lista de cuentas importantes: Será difícil cumplir con funciones comerciales críticas si no tiene acceso a sus cuentas financieras. Necesitará acceder a su cuenta bancaria, proveedor de nóminas y cuentas de alquiler y servicios públicos para mantener sus operaciones en funcionamiento. Asegúrese de documentar estos y otros números de cuentas financieras importantes y analice con sus asesores si debe otorgar acceso a estas cuentas a otra persona de su equipo.
Dedique tiempo a planificar la sucesión: La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas desean que su negocio continúe aunque ya no puedan dirigirlo. Planificar la sucesión con un equipo de profesionales, como su abogado y asesores comerciales, y actualizar su plan de sucesión con regularidad, puede ayudarle a garantizar que tenga voz y voto en la gestión de su negocio si ya no puede dirigirlo.
3. Crear estrategias de recuperación
Asegurarse de que su empresa esté asegurada es útil para recuperarse de cualquier interrupción importante. State Farm® ofrece opciones de seguro para pequeñas empresas, como una póliza para propietarios de empresas (BOP), que ofrece una combinación de coberturas para ayudar a proteger su negocio en particular. Su agente de State Farm puede ayudarlo a proteger su pequeña empresa para que pueda concentrarse en hacerla crecer.
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Esta publicación fue creada por Insider Studios con State Farm.