Factura en papel
La tendencia international a implementar la facturación electrónica obligatoria está ganando impulso a medida que los gobiernos de todo el mundo reconocen el potencial transformador de la digitalización en la modernización de los procesos de administración tributaria. Con el creciente énfasis en la transparencia y el cumplimiento, se están introduciendo regulaciones obligatorias de facturación electrónica para estandarizar las prácticas de facturación y combatir la evasión fiscal.
Alemania está adoptando activamente esta tendencia worldwide. El compromiso de hacer obligatoria la factura electrónica se esbozó inicialmente en el acuerdo de coalición del real gobierno federal en 2021. Posteriormente, el 25 de julio de 2023, Alemania recibió autorización del Consejo de la UE para introducir regulaciones que hicieran obligatorio el uso de facturas electrónicas. En octubre de 2023, el gobierno federal propuso la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Ley de oportunidades de crecimiento), cuyo objetivo es fomentar el crecimiento empresarial, simplificar los impuestos y garantizar la equidad fiscal. Esta ley exige la implementación de la facturación electrónica para las ventas nacionales de empresa a empresa (B2B). El Bundestag, la cámara baja del parlamento, aprobó la ley el 23 de febrero de 2024 y, un mes después, el Bundesrat, la cámara alta del parlamento alemán que representa a los estados federales, finalizó el proceso parlamentario. En resumen, la nueva ley obliga a la emisión de factura electrónica en las ventas B2B nacionales, a partir de enero de 2027 para empresas con una facturación excellent a 800.000 €, y en enero de 2028 para empresas con una facturación inferior a 800.000 €. Sin embargo, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas a partir de enero de 2025. La estrategia del gobierno alemán se alinea con la propuesta de la UE sobre el IVA en la period digital (ViDA), ya que pretenden adoptar la norma europea de facturación electrónica EN 16931. Sin embargo, la nueva La ley no incluye la obligación de reportar datos a la administración tributaria.
Normas de facturación actuales en Alemania
Las empresas que operan en Alemania deben emitir facturas cuando suministran bienes o servicios a otras empresas. Sin embargo, no se requieren facturas para el suministro de ciertos servicios exentos, como transacciones financieras y de seguros o servicios educativos. Incluso las pequeñas empresas (propietario de un pequeño negocio) deberán emitir facturas, aunque no podrán exhibir ni cobrar el IVA. Si bien no existe una obligación basic de emitir facturas a clientes no comerciales, las empresas alemanas deben proporcionar facturas por los bienes vendidos a particulares en otros países de la UE si no utilizan el esquema Union A person Quit Shop (OSS). El esquema OSS permite a las empresas registrarse en un estado miembro de la UE para todas las ventas dentro de la UE de bienes y servicios a consumidores en otros países de la UE.
Las facturas pueden emitirse electrónicamente, siempre que se garantice su autenticidad de origen, integridad de contenido y legibilidad. Actualmente, la facturación electrónica es obligatoria únicamente para los contratos públicos. Para cualquier otra transacción, la facturación electrónica está sujeta a la aceptación por parte del destinatario. La definición actual de factura electrónica es amplia y abarca formatos no estructurados como archivos PDF.
Para las ventas nacionales en Alemania, las empresas están obligadas a emitir facturas en un plazo de seis meses tras el suministro de bienes o servicios a otras empresas. Para suministros de bienes o servicios a una empresa en otro país de la UE, las facturas deben emitirse dentro de los 15 días siguientes al last del mes en que se realizó el suministro.
La ley alemana del IVA describe los requisitos de contenido detallados para las facturas, incluida la información del vendedor y del comprador, un número de factura único y secuencial, el tipo del IVA, el importe imponible, dividido según los tipos de IVA aplicables y el importe complete del IVA a pagar. Se aplican requisitos menos estrictos a las facturas simplificadas, que pueden emitirse si el importe whole (IVA incluido) no supera los 250 €.
Si bien no es obligatorio incluir una fecha de vencimiento de pago o detalles de la cuenta bancaria en las facturas, es una buena práctica hacerlo. Si no se especifica una fecha de vencimiento, los clientes deben pagar dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión de la factura. No existe ninguna obligación authorized de emitir facturas en alemán y los clientes no pueden exigir facturas en alemán. Sin embargo, si las facturas se emiten en un idioma extranjero, las autoridades fiscales pueden solicitar una traducción durante una auditoría fiscal. En la mayoría de los casos, los auditores aceptan facturas en inglés.
Nuevo mandato de facturación electrónica
La Ley de Oportunidades de Crecimiento no modifica quién debe emitir facturas ni cuándo deben emitirse. Tampoco altera los requisitos sobre qué información debe incluirse en las facturas. En cambio, se centra en el formato de la factura. La Ley distingue entre facturas electrónicas y «otras facturas», siendo el principal factor distintivo el cumplimiento de la norma de la UE EN 16931. Esta norma fue desarrollada y publicada por el Comité Europeo de Normalización a petición de la Comisión Europea. Consta de un modelo de datos semántico y dos sintaxis obligatorias: UBL (Common Business enterprise Language) y CII (Cross-Market Invoice).
Según la Ley de Oportunidades de Crecimiento, una factura electrónica es aquella emitida en un formato electrónico estructurado según EN 19631 o en un formato acordado entre el emisor y el destinatario de la factura, siempre que permita la extracción correcta y completa de los datos requeridos. información de acuerdo con EN 19631 o es interoperable con ella. Esta flexibilidad garantiza que las empresas que transmiten facturas mediante procedimientos de intercambio electrónico de datos (EDI) puedan seguir haciéndolo. Las facturas electrónicas se convertirán en el método de facturación predeterminado en Alemania a partir del 1 de enero de 2025.
«Otras facturas» se refieren a aquellas transmitidas en otro formato electrónico o en papel. A partir de 2025, se requerirá el consentimiento del destinatario para la transmisión electrónica de otras facturas. No se necesitará consentimiento para las facturas en papel. El uso de “otras facturas” se eliminará gradualmente hasta 2028.
La obligación de facturación electrónica se aplicará a los suministros B2B nacionales. Esto significa que una empresa residente en Alemania debe emitir facturas electrónicas por suministros sujetos a impuestos en Alemania si el destinatario de la factura también tiene su sede en Alemania. Una empresa se considera residente en Alemania si tiene su domicilio social, lugar de dirección, domicilio, residencia habitual o un establecimiento fijo que participa en la transacción correspondiente en Alemania. No habrá obligación de emitir facturas electrónicas para las ventas de empresa a consumidor (B2C), determinadas ventas B2B exentas en las que generalmente no se requieren facturas, transacciones con importes inferiores a 250 € y billetes. Las nuevas normas no afectarán a las empresas no residentes con registros de IVA en Alemania. La obligación de emitir facturas electrónicas generalmente no se aplicará a los suministros dentro de la UE, ya que estarán cubiertos por las obligaciones de facturación e informes digitales descritas en el proyecto ViDA.
Cronograma de implementación
La obligación de facturación electrónica se implementará gradualmente de 2025 a 2028. A partir del 1 de enero de 2025, las empresas involucradas en transacciones B2B nacionales deben estar equipadas para recibir facturas electrónicas estructuradas que cumplan con la norma EN 16931. El Ministerio Federal de Finanzas ha confirmado que los formatos de facturación electrónica utilizados habitualmente en Alemania, como ZUGFeRD y XRechnung, cumplen los criterios para facturas estructuradas conformes. ZUGFeRD, que significa «Guía central del usuario del Foro de facturas electrónicas de Alemania» (Guía de usuario central del Foro de Factura Electrónica Alemania) es un formato híbrido que combina un PDF legible por humanos con datos estructurados integrados en XML, lo que garantiza la legibilidad tanto por humanos como por máquinas. ZUGFeRD sigue la sintaxis CII. Por el contrario, X-Rechnung es un formato de datos XML disponible en sintaxis CII y UBL.
A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas deben poder recibir facturas en los formatos ZUGFeRD y X-Rechnung. Sin embargo, la obligación de emitir facturas electrónicas no entrará en vigor hasta 2027. Durante 2025 y 2026, las empresas podrán optar por emitir facturas en papel o en otros formatos electrónicos, pero para transmitir estas últimas será necesario el consentimiento del destinatario. Por lo tanto, las empresas reacias a adoptar la facturación electrónica deben establecer un proceso para obtener el consentimiento del comprador. En 2027, las empresas que hayan facturado más de 800.000 euros el año anterior deberán emitir factura electrónica. Sin embargo, aquellos que superen este límite aún pueden utilizar procedimientos EDI, incluso si no pueden cumplir completamente con los estándares EN 19631, siempre que el destinatario esté de acuerdo. Luego, a partir de 2028, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicas.
Observaciones finales
La decisión de hacer obligatoria la facturación electrónica en Alemania refleja una tendencia worldwide hacia la digitalización de los procesos tributarios y los sistemas de administración tributaria. Si bien Alemania está adoptando esta tendencia, lo hace a su manera. A diferencia de otros países europeos, como Polonia o Italia, Alemania no especifica exactamente cómo se deben intercambiar y reportar las facturas (esto significa que, en teoría, las empresas podrían incluso recurrir al correo electrónico para enviar facturas electrónicas, aunque esto no es la opción más segura o eficiente). En cambio, las regulaciones alemanas se centran únicamente en los formatos permitidos para las facturas electrónicas y las condiciones para emitirlas y recibirlas. La obligación de transmitir los datos de las facturas a las autoridades fiscales se introducirá más adelante, una vez que entre en vigor la facturación electrónica obligatoria. Este enfoque gradual tiene como objetivo hacer que la transición sea más fluida y garantizar que las empresas puedan adaptarse y cumplir con las nuevas reglas más fácilmente.
Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor y no reflejan necesariamente los puntos de vista de ninguna organización a la que esté afiliado el autor.
