La automatización empresarial permite a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) centrarse en tareas de alta prioridad. Es la diferencia entre dedicar minutos u horas a ingresar datos semanalmente y usar ese tiempo para diseñar estrategias para aumentar las ventas o generar nuevas fuentes de ingresos. Además, el 29% de los propietarios de pequeñas empresas encuestados en Incfile dijeron que «están automatizando los procesos de negocio tanto como sea posible porque les ayuda a evitar el agotamiento».
Existen herramientas de automatización para todos los departamentos, desde marketing y éxito del cliente hasta contratación y recursos humanos. Aprenda qué es la automatización de procesos de negocio y cómo funciona para comprender posibles casos de uso para su empresa. Luego explore los beneficios y ejemplos para impulsar su viaje hacia la automatización.
Automatización empresarial: qué es y cómo funciona
La automatización empresarial utiliza inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) y programas de software basados en reglas para realizar determinadas tareas con una mínima intervención humana. La automatización empresarial básica puede ser tan simple como programar publicaciones en redes sociales o configurar una respuesta automática de correo electrónico para formularios de generación de leads. Sin embargo, la automatización se presenta en todas las formas y formas.
La automatización robótica de procesos (RPA) es un programa de software que utiliza scripts para ejecutar acciones en todos los sistemas. Por lo general, no se basa en datos, lo que significa que RPA no depende del procesamiento del lenguaje natural, la inteligencia artificial o el aprendizaje automático. En cambio, RPA realiza tareas basadas en reglas.
La automatización de procesos de negocio (BPA) va más allá de lo básico y permite a las empresas automatizar flujos de trabajo más complejos y de varios pasos. Con BPA, una pequeña empresa puede automatizar la mayoría de las actividades necesarias para lograr el objetivo de la empresa, como la incorporación de empleados o clientes. Sin embargo, requiere una integración más profunda entre las plataformas de software y puede admitir flujos de trabajo entre departamentos.
La automatización inteligente (IA) combina tecnologías de IA y RPA para automatizar procesos, generar conocimientos y aprender de conjuntos de datos. Muchas herramientas de software empresarial utilizan una forma de IA para potenciar funciones de software como chatbots conversacionales que responden a los clientes, utilizan datos históricos para mejorar la calidad del chat y predicen la intención de comprar o devolver productos.
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Cualquier proceso repetitivo o cotidiano se puede automatizar, así que piense en las actividades de las que su empresa maneja mayores volúmenes, como órdenes de trabajo, reclamaciones de gastos o solicitudes de tiempo libre.
Oportunidades de automatización para pequeñas empresas
Cada paso que automatiza es una cosa menos que un empleado tiene que hacer manualmente. En cambio, pueden centrarse en un trabajo significativo que agregue valor a su negocio. Por ejemplo, su equipo de recursos humanos tendrá más tiempo para objetivos de alto nivel cuando su software detecte y corrija proactivamente los errores en las hojas de horas. Un proceso de incorporación digital sencillo puede ingresar nuevos empleados en el sistema antes de que ingresen a la oficina.
A continuación se muestran formas en las que puede implementar la automatización empresarial:
- Incorporación de empleados: La mayoría de los procesos de incorporación iniciales se pueden completar sin intervención humana. Su sistema podría enviar un correo electrónico de bienvenida invitando al nuevo empleado a ver y firmar documentos electrónicamente. Una vez que se completan los formularios, la plataforma los envía a los departamentos correctos, lo que reduce la entrada manual de datos, el archivo en papel y el intercambio de correos electrónicos.
- Servicio al Cliente: Muchas actividades de atención al cliente se pueden mejorar mediante la automatización. El software de la mesa de ayuda dirige los tickets al departamento correcto, mientras que los chatbots pueden responder preguntas sobre reembolsos e iniciar automáticamente el proceso de devolución.
- Actividades de mercadeo: Puede automatizar muchas tareas y flujos de trabajo de marketing, incluidos correos electrónicos dirigidos, mensajes de texto y campañas de redes sociales. Los programas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) capturan datos de interacción y los sistemas integrados pueden enviar respuestas en momentos óptimos y reenviar clientes potenciales calificados a su equipo de ventas.
- Adquisición de Talento: Los sistemas de seguimiento de candidatos utilizan automatización inteligente e inteligencia artificial para publicar trabajos, buscar y filtrar candidatos y procesar solicitudes. Las plataformas integradas pueden facilitar la programación de entrevistas y la verificación de referencias.
- Procesos de venta: Muchos CRM de ventas y herramientas de gestión de clientes potenciales pueden calificar automáticamente clientes potenciales, asignar clientes potenciales a representantes de ventas y registrar interacciones relacionadas con acuerdos.
- Contabilidad y Finanzas: Las funciones automatizadas de captura de datos y comparación de recibos reducen los errores, mientras que los procesos de aprobación basados en activadores agilizan los flujos de trabajo financieros. La mayoría de las plataformas de software también ofrecen funciones de automatización de informes.
Estos son sólo algunos ejemplos de cómo se puede utilizar la automatización en su negocio. Las posibilidades son infinitas. Cualquier proceso repetitivo o cotidiano se puede automatizar, así que piense en las actividades de las que su empresa maneja mayores volúmenes, como órdenes de trabajo, reclamaciones de gastos o solicitudes de tiempo libre.
Cómo la automatización de procesos de negocio beneficia a las PYMES
La automatización ayuda a las empresas a optimizar el uso de recursos al tiempo que mejora las experiencias de los clientes y empleados. Según un informe de WorkMarket, “el 70% de los líderes empresariales cree que entre el 10% y casi el 40% de su tiempo se dedica a tareas mundanas y no fundamentales para la descripción de su trabajo, lo que equivale aproximadamente a entre 45 minutos y más de tres horas de trabajo. jornada laboral de ocho horas”. A través de la automatización, los empleados estiman que “podrían ahorrar aproximadamente 240 horas al año” y los líderes dijeron que podrían ahorrar alrededor de 360 horas al año.
Los beneficios de la automatización empresarial incluyen los siguientes:
- Errores reducidos: El uso de inteligencia artificial y automatización para completar formularios automáticamente (piense en cuentas por pagar, nómina, inventario, servicio al cliente y más) y enviarlos automáticamente al departamento correcto reduce los errores.
- Productividad incrementada: Las herramientas de automatización reducen el cambio de tareas, el intercambio de correos electrónicos y la entrada manual de datos. Cada empleado recibe alertas e informes oportunos basados en funciones de forma automática.
- Ahorro de costos adicionales: Dado que su personal dedica menos tiempo a actualizar varios programas de software, corregir errores y otras tareas ordinarias, pueden concentrarse en sus tareas principales. Se producen ahorros de costos adicionales debido a errores que se han evitado y mejorado las operaciones.
- Experiencias de cliente mejoradas: La automatización da como resultado mejoras operativas, menos errores garrafales en productos o entregas y tiempos de respuesta más rápidos. Permite que sus equipos de éxito del cliente dediquen más recursos a los clientes. El resultado es una mayor satisfacción del cliente.
- Mejora de la satisfacción de los empleados: El personal se involucra más cuando se concentra en un trabajo con propósito, no en la tediosa entrada de datos. Los niveles de participación más altos también aumentan las tasas de retención.
- Ventas ampliadas: Las plataformas de software que automatizan la actividad de seguimiento (abandono del carrito o respuestas al formulario de clientes potenciales) capturan a los clientes potenciales antes de que se pierdan.
Ejemplos de software de automatización empresarial
Muchas plataformas ofrecen funciones de automatización para ayudar a los departamentos de nómina, marketing y éxito del cliente. De hecho, el estudio global de regreso a los negocios de Visa informó que «el 91% de las PYMES dijeron que es al menos algo probable que consideren los servicios de automatización e inteligencia artificial disponibles como ChatGPT durante los próximos 12 meses para ayudar a elevar su negocio frente a la competencia».
Considere herramientas de automatización empresarial, como:
- Hacer: Utilice una interfaz visual de arrastrar y soltar y plantillas de flujo de trabajo prediseñadas para automatizar los procesos de marketing, tecnología de la información, ventas y recursos humanos. Realiza ofertas de planes gratuitos y de pago.
- Breve: Con la automatización del marketing por correo electrónico, mensajes de texto, chat y WhatsApp, puede dirigirse a clientes potenciales en momentos críticos. Brevo tiene varias opciones gratuitas y de pago.
- Calendario: Mejore su proceso de citas y reservas con Calendly. Se integra con CRM, envía recordatorios y seguimientos, y envía formularios al empleado adecuado.
- Gastar: Utilice Expensify para automatizar sus flujos de trabajo de aprobación de gastos, detectar automáticamente recibos duplicados y sincronizar transacciones con su programa de contabilidad.
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