Es una nueva period para los negocios y eso significa que es una nueva era para los viajes de negocios. Y en el contexto true, en el que cada dólar de capital de trabajo importa, la gestión de gastos de viajes está recibiendo una atención renovada.
La gestión de los gastos de viaje ha sido durante mucho tiempo una tarea compleja y que requiere mucho tiempo tanto para los empleados como para los departamentos financieros de las empresas. Pero no tiene por qué ser así.
PYMNTS se sentó con Edwin Poot y jonathan vauxel director de tecnología international y el jefe de propuestas y asociaciones, respectivamente, en tercerpara conocer sus opiniones sobre cómo las innovaciones recientes están destinadas a revolucionar la forma en que las empresas manejan los gastos de viaje.
Los métodos tradicionales, que implican la entrada handbook de datos y recibos en papel, están siendo reemplazados por soluciones digitales que pueden capturar y clasificar los gastos automáticamente. Esto no sólo acelera los tiempos de reembolso sino que también minimiza el riesgo de mistake humano, garantizando una mayor precisión y permitiendo el seguimiento y la gestión de gastos en tiempo real.
«Como ocurre con todas las empresas de tecnología, nosotros mismos estamos a la vanguardia del uso de la tecnología y estamos utilizando más soluciones como aplicaciones de gastos automatizadas, escaneo y categorización automatizados de recibos, etc.», explicó Poot, señalando que a pesar del aumento de las herramientas centradas en dispositivos móviles Para escanear y categorizar recibos sin esfuerzo, persisten ciertos desafíos en torno al cumplimiento y el management de costos.
Vaux enfatizó que si bien las soluciones corporativas han progresado, a menudo van a la zaga de las soluciones centradas en el consumidor. A pesar de los avances, muchos empleados todavía recurren a herramientas personales para sus necesidades de viaje, lo que indica una brecha entre las experiencias corporativas y de los consumidores.
«Me encuentro usando la tecnología cada vez más, pero la experiencia aún está inconexa y no consolidada», dijo Vaux.
Al tener todos los datos relacionados con los viajes en un solo lugar, las empresas pueden analizar mejor los gastos en viajes, negociar con los proveedores y hacer cumplir las políticas de viajes. Y aunque todavía no está aquí, es un futuro que se está construyendo a partir de asociaciones e innovaciones.
Transformando el panorama de los viajes corporativos
A la vanguardia de esta transformación está la integración de la inteligencia synthetic (IA) y el aprendizaje automático en los sistemas de gestión de gastos de viaje. Estas tecnologías no sólo automatizan todo el proceso de presentación de informes de gastos, sino que también proporcionan análisis predictivos para ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas sobre sus políticas y gastos de viajes.
«Ahora, con la IA en el panorama, es posible una mayor automatización que antes, sin mencionar los aspectos de detección de anomalías y la previsibilidad», explicó Poot, y agregó que el trabajo híbrido y remoto ha hecho que los gastos de viaje sean más complejos. «Existe una enorme brecha entre lo que me facilita las cosas a mí como usuario y lo que lo hace fácil para la empresa».
Subrayó la importancia de las asociaciones estratégicas entre los actores del ecosistema y los proveedores de gestión de gastos para ayudar a agilizar y consolidar la gestión de los gastos de viajes.
La experiencia perfect de gestión de gastos
“Hay un par de necesidades clave. Uno es obviamente la facilidad de entrada y conciliación de datos, donde estamos viendo focos de innovación, por ejemplo, con empresas que utilizan las capacidades de Thredd para reemplazar cheques con tarjetas virtuales transfronterizas”, dijo Vaux.
Pero uno de los “desafíos clave” es el hecho de que muchos de los operadores tradicionales todavía utilizan infraestructura heredada y vías tradicionales para los pagos.
«Hay muchas cosas buenas acerca de los rieles de tarjetas, pero se intenta forzar el mensaje en la estructura de mensajes de la tarjeta, en lugar de utilizar procesos API de datos separados», dijo Vaux. «Básicamente, ahora existe mucha tecnología que no existía hace 20 años y que podría permitir una experiencia más optimizada».
De cara al futuro, tanto Poot como Vaux enfatizaron el papel de la IA y la tokenización en el impulso de la innovación. Poot imaginó un futuro en el que los pagos se vuelven invisibles y se integran perfectamente en las experiencias cotidianas. Vaux se hizo eco de esta visión y enfatizó el potencial de la IA para agilizar los procesos de aprobación y mejorar el cumplimiento.
Sin embargo, ambos ejecutivos de Thredd reconocieron los desafíos regulatorios asociados con estos avances y enfatizaron la importancia de la colaboración con los reguladores para garantizar el cumplimiento y al mismo tiempo impulsar la innovación.
