CLEVELAND, Ohio – A veces, cuando el condado de Cuyahoga intenta comprar bienes o servicios, es una suerte que al menos una empresa responda.
Podría deberse a que el artículo o servicio es tan especializado que hay un número limitado de empresas que pueden incluso producirlo. O podría ser porque la inflación, la escasez de la cadena de suministro o eventos catastróficos, como la pandemia, dificultan que a las empresas les resulte más difícil captar nuevos clientes u obtener lo que necesitan para satisfacer la demanda.
Pero cada vez más, las empresas dicen que ni siquiera están intentando firmar un contrato con el condado, y su silencio responde a una pregunta retórica que el concejal del condado Dale Miller ha planteado a menudo durante los últimos dos años: “¿Nadie quiere hacer negocios con el condado? «
Glen Shumate, vicepresidente ejecutivo de la Asociación de Empleadores de la Construcción y director ejecutivo de la Asociación de Asistencia al Contratista, trabaja con cientos de empresas cuyos propietarios le dicen: «Simplemente no ven los (contratos) del condado o públicos como algo que perseguirían». .”
Las razones que dan las empresas para no buscar trabajo en el condado son variadas y, a veces, complejas, según muestra una revisión de 260 hojas de “no licitación” en 2022. El condado pide a las empresas que los completen explicando por qué decidieron no responder a las solicitudes de propuestas, licitaciones o calificaciones.
Para algunos, la respuesta era sencilla: el negocio no proporciona los bienes o servicios solicitados.
Otras veces, las empresas dijeron que no vieron la solicitud del condado, o al menos no a tiempo para responder antes de la fecha límite. El condado publica un pronóstico de seis meses para ayudar a las empresas a anticipar los próximos proyectos por los que podrían querer licitar y cuándo vencen los trámites, pero los propietarios dicen que es más útil para las empresas que venden productos, como papel higiénico o suministros de oficina, no para las que trabajan. en industrias de servicios y construcción menos predecibles.
Las empresas también pueden registrarse en el condado para recibir notificaciones sobre trabajos disponibles. Pero algunos propietarios, como Ariane Kirkpatrick de The AKA Staff, una empresa de construcción e instalaciones comerciales, dicen que no ha sido confiable ni efectivo: «Lo he completado tantas veces», dijo sobre el registro en línea.
AKA buscó y ganó un trabajo de $1 millón para equipar los edificios del condado con equipos de seguridad durante la pandemia de coronavirus porque vieron la oportunidad publicada en los medios, y se asociaron con Gilbane para ganar una parte de la construcción de la nueva cárcel, dijo Kirkpatrick. Pero por lo demás, no están siguiendo el trabajo del condado.
“No sé cuándo tendrán un puesto de trabajo disponible”, dijo.
lo que dicen las empresas
Las empresas compartieron otras razones incidentales para su decisión de no realizar negocios con el condado, como estar demasiado ocupadas para aceptar nuevos clientes, limitaciones de personal o ser demasiado pequeñas para calificar como proveedor principal, aunque estarían dispuestas a subcontratar una parte. del trabajo.
Pero a veces las empresas decían que simplemente no querían trabajar con el condado. Culparon a los problemas de pago o precios que dificultan la nómina, al proceso de solicitud que requiere mucho tiempo o a la creencia de que el condado tiene favoritos.
Según algunas de sus respuestas de no oferta:
- Un contratista no solicitó un proyecto de repavimentación de una carretera porque dijo que el ingeniero del condado “subestimó enormemente” el costo estimado del proyecto, que la empresa no pudo igualar. Varias otras empresas también dijeron que tenían problemas para ofrecer ofertas competitivas dentro del rango de precios del condado. Una empresa dijo que su estimación excedía las expectativas del condado en $1 millón.
- Una empresa constructora se quejó de que “la cantidad de papeleo necesario para presentar una oferta parece excesiva” y recomendó un proceso más rápido que facilitaría la presentación de solicitudes a empresas más pequeñas con personal limitado. Shumate confirmó que es una queja que escucha a menudo de empresas que buscan menos papeleo y devoluciones más rápidas: «Si siento que tengo que pasar por varios pasos para llegar allí, ¿hay algún lugar menos oneroso donde pueda buscar negocios?»
- Cumplir con los requisitos del condado para proyectos de propiedad de pequeñas, minorías o mujeres también ha sido una carga, dijeron algunas empresas, especialmente cuando muy pocas empresas eligen obtener la certificación porque el proceso de solicitud y renovación también es engorroso y requiere una renovación anual.
- “No podríamos cubrir la nómina durante todo el período del contrato y, sabiendo eso, puede resultar muy estresante”, dijo una agencia de empleo. «Cuando el condado de Cuyahoga pueda ayudar a las pequeñas empresas con pagos quincenales en lugar de pagos netos a 30 días, ese incentivo aumentaría nuestras opciones de licitación». Otros notaron problemas con los anticipos prolongados y la lucha documentada del condado para proporcionar pagos puntuales a lo largo de los años.
- Al menos dos empresas dijeron que no estaban seguras de que el condado consideraría de manera justa su oferta frente a otras empresas con las que el condado había contratado en el pasado. “Supuse que un competidor ganaría el proyecto, basándose en su experiencia pasada en el área”, respondió un propietario. Otro dijo que presentaron una oferta para imprimir y enviar por correo facturas de impuestos a un costo de ocho centavos por copia, pero nunca recibieron respuesta. «Hemos estado en el negocio del correo impreso durante 30 años y tenemos siete instalaciones en todo el país», escribió el propietario. «Si una copia de .08 no justifica una devolución de llamada, simplemente no sabemos cómo podemos ayudarlos a todos».
Es posible que el condado no pueda controlar o solucionar todos los problemas que plantean las empresas, dijo Miller a cleveland.com, pero “a veces se pueden hacer cosas”. Continúa cuestionando contratos con pocos postores para descubrir por qué el interés es bajo y resaltar áreas potenciales de mejora.
Licitar contratos requiere tiempo y dinero, dijo Miller, por lo que las empresas no los presentarán a menos que crean que pueden ganar. Si el condado puede aumentar su confianza, podría ayudar a aumentar la competencia.
“Cualquier cosa que simplifique las ofertas o deje en claro que los nuevos postores recibirán una consideración justa sería útil”, dijo.
¿Qué está haciendo el condado?
Históricamente, el condado siempre ha tenido problemas para generar interés en muchas de sus compras rutinarias de bajo costo, pero los proyectos más grandes no tienden a tener el mismo problema, dijo a cleveland.com Paul Porter, director de compras del condado. En agosto sólo pudo recordar algunos contratos con un solo postor.
Aún así, dijo que el condado reconoce el beneficio de hacer que todo el proceso de contratación sea más fácil y eficiente y está tomando medidas para lograrlo.
«Preferiríamos tener múltiples propuestas de licitación para que haya un poco más de competencia en lugar de elegir entre un solo proveedor que presente una respuesta», dijo Porter. «Creo que les brinda a los contribuyentes el mejor valor».
Con ese fin, Porter dijo que los departamentos del condado se están comunicando de manera proactiva con nuevos proveedores potenciales sobre proyectos que puedan interesarles y organizando eventos educativos para registrar más empresas en la base de datos del condado. Si bien las empresas no tienen que registrarse para ver las oportunidades de contrato en el sitio web de compras del condado, sí facilita la recepción de notificaciones sobre empleos en su industria.
El condado también está alentando a que se certifiquen más empresas pequeñas, propiedad de minorías o mujeres, lo que ayuda a aumentar la diversidad en la contratación. La certificación puede ser un proceso engorroso y largo, reconoció Porter, pero estar en esa lista puede aumentar las oportunidades comerciales y ayudar a facilitar las asociaciones de subcontratación.
Actualmente, hay 464 empresas certificadas en el condado, y casi todas llevan la etiqueta de pequeña empresa en combinación con otra designación. Había 204 empresas registradas como propiedad de minorías y 200 como propiedad de mujeres.
Kirkpatrick está registrada bajo los tres títulos, pero su hermana, que dirige un negocio de limpieza comercial más pequeño, no ha querido seguir los pasos. La falta de certificación y la incapacidad de aumentar la línea de crédito de la empresa son problemas que impiden que su hermana compita por más puestos de trabajo, dijo Kirkpatrick.
«Tenemos que descubrir cómo ayudar a las pequeñas empresas con esos puntos de acceso a ser buenos contribuyentes a estos proyectos», dijo a cleveland.com. “Para que seamos grandes empresas y empresas sostenibles, debemos hacer que no sea tan difícil ser parte de los proyectos”.
Se ha hablado de agilizar el proceso permitiendo a las empresas certificarse una vez con el estado y hacer que se aplique también en su condado de origen, pero no está claro si eso sucederá y cuándo. Mientras tanto, Porter dijo que el condado ha creado guías prácticas para facilitar la solicitud, guiando a las empresas a través de cada paso de la certificación.
Shumate no está convencido de que eso sea suficiente. El condado tiene que demostrar que vale la pena, dijo, lo que significa que aumenta las oportunidades laborales.
“De los certificados en el condado, ¿cuántos han trabajado alguna vez?” preguntó. «El hecho de que esté certificado no significa necesariamente que vaya a recibir algún premio».
Sin embargo, no todos los problemas tienen solución.
En las solicitudes de licitación, por ejemplo, el condado debe utilizar el proveedor que pueda proporcionar el bien o servicio al menor costo, dijo Porter. Esto a menudo puede discriminar a las empresas pequeñas o sindicalizadas, como AKA, que intrínsecamente tienen que cobrar más.
“Muy rara vez somos el postor más bajo”, dijo Kirkpatrick, y agregó que cree que solo ganaron el contrato contra el coronavirus porque el condado pudo tener en cuenta la calidad del trabajo, el apoyo a los empleos locales y la certificación de pequeñas empresas.
«Si usaran el mismo concepto (para otros contratos), nos sentiríamos más cómodos ofertando», dijo Kirkpatrick.
El condado está tratando de utilizar más solicitudes de propuestas o calificaciones donde puede, dijo Porter, lo que le permite calificar a las empresas por algo más que el precio de sus bienes y servicios.
También ha estado trabajando para proporcionar pagos más puntuales. Los departamentos están aprobando contratos antes, rastreando las facturas más de cerca y garantizando que las empresas tengan los contactos correctos en el condado para abordar sus preguntas e inquietudes, dijo Porter.
Pero incluso eso puede no ser suficiente para atraer a las empresas, según Shumate. Dio el ejemplo de una empresa de 30 millones de dólares que ofertaba por un proyecto de 50.000 dólares con un margen de beneficio del 5%, o alrededor de 2.500 dólares. Si se considera el tiempo y el esfuerzo necesarios para elaborar una respuesta, el cronograma de pagos a menudo lento y los bajos márgenes de ganancia, al ultimate, la mayoría de las empresas se preguntan: «¿Es eso lo suficientemente atractivo para mí?» él dijo.
Es el enigma del «huevo o la gallina», dijo Shumate. El público quiere estándares elevados y excesivos en el gasto gubernamental, pero esos estándares pueden dificultar la participación de las empresas y limitar la diversidad en la contratación.
«No estoy seguro de que exista una panacea que diga que si se cambia esto, esto ayudará a todos», dijo Shumate. «Hay muchas cosas en las que debemos trabajar».
El condado ya ha estado haciendo ajustes para mejorar el proceso, lo que Porter espera que anime a más empresas a considerar trabajar con el condado. Hay oportunidades, dijo, para aquellos que estén dispuestos a intentarlo.
«No tenemos favoritos con proveedores particulares», dijo Porter. «Si usted es un proveedor que nunca ha hecho negocios con nosotros, pero presenta una propuesta o oferta de calidad que cumplirá con nuestras especificaciones, es probable que tenga buenas probabilidades de hacer negocios con el condado».
