Dave Meadows y Mike Sovie son cofundadores de ColdCallRX, un proveedor de servicios externalizados de llamadas en frío y generación de contactos con sede en Tampa Bay, Florida, que comenzaron en 2020.
Una forma en que han posicionado a su empresa para escalar es mediante la creación de procedimientos operativos estándar o SOP. Los empresarios usan estos documentos para describir cómo hacen las cosas en el negocio, ya sea respondiendo una llamada de servicio al cliente o ingresando información en una base de datos, para que sea más fácil capacitar a los nuevos empleados.
Más tarde, algunos descubren que cuando venden el negocio, contar con SOP lo hace más atractivo para los compradores potenciales, quienes saben que pueden asumir la propiedad sin confusión sobre cómo mantener las cosas funcionando sin problemas. “Un negocio que puede operar sin el propietario día a día vale mucho más que un negocio que requiere el propietario”, dice Sovie, que tiene experiencia en la industria farmacéutica, donde muchos procesos se estandarizan de esta manera.
En el caso de ColdCallRX, los SOP consisten en simples clips de online video de cada tarea, junto con instrucciones escritas. “Si alguien tiene una pregunta, puede enviarle un online video rápido”, dice Sovie.
ColdCall RX ha organizado los SOP en un libro de jugadas, que tiene una tabla de contenido para todos sus SOP, que cubre temas como la incorporación de clientes, los sistemas de program y la capacitación, y el soporte y la capacitación de administración de asistentes virtuales.
La compañía también comparte un SOP de «mejores prácticas» con sus clientes para ayudarlos a aprovechar al máximo la relación, ofreciendo orientación sobre escenarios como qué hacer si reciben una llamada de un contacto clave en una empresa que ColdCallRX ha estado lanzando en su beneficio. “Somos una extensión de su equipo de ventas”, dice Meadows.
Entonces, ¿cómo crea SOP para su propio negocio? Me dirigí a Carrie Wulf, experta en operaciones y autodenominada «geek de SOP» en Wulden Professional Solutions en Wallingford, Ct., en busca de consejo.
“En el último año ha habido un repunte: las personas se están dando cuenta de que necesitan implementar estos procedimientos”, dice ella. “Quieren empezar a tomar vacaciones. Las personas se están dando cuenta de que puedo darle a mi asistente esta biblioteca de SOP y sabrán exactamente lo que deben hacer y cómo deben hacerlo”.
Aquí hay tres consejos para comenzar a aplicar hoy.
1. Considere todos los tipos de estudiantes. Algunas personas aprenden mejor con un online video. A otros les va mejor cuando aprenden de una grabación de audio o un documento escrito. Sus SOP tendrán más éxito si los crea en varios formatos. “Cada vez que escribo un SOP, incluyo un enlace para un recorrido en video”, dice.
2. Considere cada paso. Alguien debería poder seguir el SOP incluso si nunca antes ha trabajado para su empresa. “Mi objetivo cuando escribo SOP es poder entregar ese documento a alguien que nunca antes haya realizado esa tarea, para que pueda hacerlo siguiendo el SOP tal como está escrito”, dice Wulf.
3. Háztelo más sencillo. Wulf united states of america una herramienta de mensajería de video clip llamada Loom para hablar y registrar los pasos de cada proceso. Si opta por usarlo, ella sugiere grabarse con una pantalla compartida de Zoom.
En última instancia, los SOP son una herramienta basic. Sin embargo, pueden marcar una diferencia serious si desea hacer crecer su negocio y disfrutar de los frutos de su trabajo.
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