- El tiempo dedicado a reuniones de trabajo puede aumentar a medida que avanza el año, pero una reevaluación a mitad de año puede ayudar.
- La tecnología no es la única culpable de que muchos de nosotros tengamos demasiadas reuniones.
- Una cultura corporativa que no valora el tiempo de los trabajadores es el principal problema, dijeron a BI expertos en el lugar de trabajo.
Es hora de hacer una purga de la reunión de mitad de año.
Hay grandes posibilidades de que el calendario que hayas limpiado hace meses esté nuevamente repleto de reuniones.
Los datos de la empresa de gestión de calendarios Clockwise muestran que el tiempo dedicado a reuniones tiende a aumentar a medida que avanza el año. Y según Matt Martin, director ejecutivo y cofundador de la empresa, eso es cierto para todos, desde los trabajadores de base hasta los altos ejecutivos.
Poner orden en tu agenda puede aumentar tu productividad y tu bienestar general, además de ahorrarle a tu empleador un montón de dinero. Pero acabar con el caos corporativo no siempre es fácil.
Martin señaló que algunas organizaciones hacen un esfuerzo al comienzo del año para eliminar las reuniones superfluas, pero las reuniones suelen volver a repetirse. Y como algunas empresas son cíclicas, nuestros calendarios pueden llenarse a medida que aumenta la carga de trabajo, dijo.
Dentro de muchas organizaciones, el tiempo de los trabajadores se ha visto comprometido, dijo Martin.
«Tenemos este recurso central realmente valioso, pero nadie es responsable de él colectivamente», dijo. «Así que simplemente se agota y se pisotea».
No es sólo un problema tecnológico
Es fácil culpar a las herramientas de programación que permiten que otros vean cuándo estás libre y se apropian de cualquier espacio disponible de 30 minutos en tu día.
Pero Nir Eyal, autor de «Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life», dijo a BI que un exceso de reuniones podría ser un síntoma de disfunción cultural. La facilidad para programar no ha hecho más que exacerbar -pero no causar- el problema de no valorar adecuadamente el tiempo de los trabajadores, afirmó.
«Las reuniones estúpidas han existido desde los comienzos del mundo corporativo estadounidense», dijo Eyal. «Lo que realmente echó más leña al fuego fue que ahora no tenemos que estar en el mismo lugar y a la misma hora para tener una reunión».
Mientras tanto, muchas de esas reuniones son demasiado grandes y duran demasiado tiempo.
Eyal dijo que hay formas más eficientes de compartir información. Señaló como una de ellas el enfoque de Amazon: Jeff Bezos, famoso por evitar las diapositivas en favor de memorandos «concisos» que se entregan a los participantes al comienzo de una reunión.
Otras empresas han probado diversos enfoques para combatir la proliferación de reuniones.
En Asana, el fabricante de herramientas de productividad, los miércoles están pensados para no tener reuniones. La plataforma de comercio electrónico Shopify introdujo en 2023 una herramienta que calcula el coste del tiempo de los empleados cuando alguien va a concertar una reunión para que la gente reconsidere si es necesario reservar tiempo en el calendario.
Y Jensen Huang, director del gigante de chips de inteligencia artificial Nvidia, tiene alrededor de 50 informes directos pero no mantiene reuniones individuales con ellos.
Independientemente de cómo estén estructuradas, las reuniones no deberían usarse para cosas como generar ideas, dijo Eyal, y agregó que el número óptimo de participantes en una sesión de lluvia de ideas debería limitarse a dos.
El objetivo principal de las reuniones debería ser lograr consensos, afirmó. De lo contrario, resultan demasiado costosas.
«Si se desglosa el tiempo de las personas por horas, resulta increíblemente caro tener a ocho personas sentadas en una sala charlando sobre temas de intercambio de ideas. Es una muy mala idea», afirmó. Las personas que participan en una reunión deben decidir cuál es el objetivo de la reunión y tener una agenda clara.
Puedes auditar tus reuniones cada semana
Laura Vanderkam, autora de «Tranquility by Tuesday: 9 Ways to Calm the Chaos and Make Time for What Matters», dijo a BI que los trabajadores no deberían esperar para auditar sus reuniones un par de veces al año.
Ella sugiere tomarse un tiempo los viernes para mirar la semana siguiente y ver qué se puede recortar.
«Siempre hay algo pendiente, como la reunión que se ha reprogramado cuatro veces. Tampoco se va a realizar esta semana», dijo.
Vanderkam dijo que muchas reuniones son simplemente «un desorden de agenda» que un compañero de trabajo que necesita una respuesta sobre algo puede haber creado. Puedes acercarte al organizador de la reunión, tal vez levantando el teléfono, y sugerir que te gustaría obtener más información sobre la próxima reunión para poder estar preparado. Una charla rápida podría ser suficiente para que esa reunión sea innecesaria, dijo.
Sea como sea, encontrar formas de sacar tiempo de nuestras agendas para ponernos al día puede ayudar. Esto es así a pesar de que pasamos menos tiempo en reuniones que durante la pandemia, cuando algunos de los nuevos trabajadores en casa ansiaban estar conectados y algunos jefes querían saber cómo estaba su gente.
Si bien una dieta diaria puede ser una buena idea, no todas las citas son malas. Ron Hetrick, economista laboral sénior de la firma de investigación Lightcast, le dijo anteriormente a BI que las reuniones bien realizadas pueden ayudar a los colegas a resolver problemas.
Si tiene reuniones individuales con su jefe (suponiendo que no reporte a Jensen Huang), hay formas de hacerlas más efectivas.
Sin embargo, demasiadas reuniones pueden ser demasiado. Martin, el director ejecutivo de Clockwise, que trabaja con empresas como Netflix y Uber, alienta a las organizaciones a examinar sus culturas en torno a las reuniones y buscar formas de eliminar lo innecesario.
«Algunas organizaciones y algunas personas hacen la obra de Dios al comienzo del año intentando despejar las reuniones, pero vuelven», dijo. «Siempre vuelven».
