El extremo del consumidor Unidad de Google es una gran herramienta para almacenar y compartir archivos a través de la nube, especialmente si usted y sus amigos están inmersos en el ecosistema de Google. Sin embargo, el proceso se vuelve mucho más complicado si es propietario de una empresa. Más manos entran en el juego de otras empresas y plataformas, por lo que necesita un almacenamiento eficiente y seguro. La solución de Google es Drive, enfocado en las empresas, una parte de la suite de productividad Google Workspace basada en la nube de la empresa. Es fácil de usar, cuenta con una sincronización rápida entre el escritorio, el navegador y el móvil, y tiene herramientas administrativas útiles. Desafortunadamente, las mejores herramientas de seguridad de Google Drive están bloqueadas en el nivel Enterprise y carece de protección de archivos con contraseña en absoluto. Si su empresa requiere gobernanza de datos, consulte Egnyte, el ganador de nuestra Elección de los editores para almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos para empresas.
Google Drive frente a Google Drive Workplace
Existen algunas diferencias clave entre las versiones de Google Drive para consumidores y lugares de trabajo (disponibles para el navegador, Impermeabley Ventanas), siendo la principal de ellas el aumento de capacidad de almacenamiento. El plan gratuito de Google Drive ofrece 15 GB de almacenamiento en la nube, mientras que el nivel básico Business Starter de Workplace duplica el almacenamiento a 30 GB (y llega a un máximo de 5 TB con el nivel Enterprise).
Los usuarios de Google Workplace pueden aprovechar un mercado de aplicaciones que incluye complementos que mejoran su productividad (más información sobre los planes de Workplace en breve). Por ejemplo, Microsoft Office El complemento DocuSign te permite usar Microsoft Word dentro de Google Drive. ¿Necesitas crear una firma digital? Instala el complemento DocuSign.
Planes y precios
La suite Google Workspace tiene varios niveles de suscripción, pero puedes probarla con una prueba gratuita de 14 días. Estos niveles están segmentados para adaptarse a las necesidades de tu negocio, desde autónomos hasta grandes corporaciones.
Iniciador de negocios ($6 por usuario por mes) es el plan de nivel de entrada. Incluye 30 GB de almacenamiento compartido por usuario y controles de seguridad y administración. Puede esperar soporte técnico las 24 horas, los 7 días de la semana. Business Standard ($12 por usuario por mes) es el siguiente en la escala. Este nivel aumenta el almacenamiento compartido a 2 TB y agrega unidades de equipo compartidas y Google Compartir con la audiencia objetivo Sistema (más información a continuación). También hay una opción para soporte técnico mejorado. Business Plus ($18 por usuario por mes) se basa en Business Standard con 5 TB de almacenamiento agrupado y seguridad mejorada. El nivel Enterprise requiere que solicites un presupuesto a un representante de ventas en función de tus necesidades comerciales. Tiene controles avanzados de seguridad, administración y cumplimiento.
Estos planes no son específicos para Google Drive. Como parte de la suite Workspace, estas suscripciones incluyen videoconferencia a través de Reunión de GooglePáginas de reserva de citas a través de Calendario de Googley direcciones de correo electrónico comerciales personalizadas a través de GmailGoogle ofrece un Centro de aprendizaje para ayudarle a familiarizarse con las numerosas funciones de Drive y otras aplicaciones.
(Crédito: Google)
Google Drive tiene un coste relativamente bajo en comparación con los servicios de almacenamiento en la nube y de intercambio de archivos de la competencia. El proveedor más comparable en términos de precio es Microsoft OneDrive para la Empresaque cuesta 6 dólares por usuario al mes. Incluye 1 TB de almacenamiento en la nube y ofrece Microsoft 365 Copilot como servicio complementario.
El nivel básico de negocios de Egnyte cuesta $20 por usuario por mes, pero tiene potentes funciones de gobernanza de datos que clasifican automáticamente los documentos según reglas seleccionadas y luego aplican esas clasificaciones con políticas. Buzón de entregaEssentials cuesta $16,58 por mes para un solo usuario, aunque el precio más elevado incluye 3 TB de almacenamiento, edición de PDF y grabación y edición de videos.
Introducción a Google Drive
Las interfaces para empresas y consumidores de Google Drive son casi idénticas, salvo por un indicador que muestra el almacenamiento ampliado. Esto se aplica a toda la suite Google Workplace; carece de distintivos elegantes o iconos distintivos que indiquen que se ha actualizado. Aunque el mantra de «si no está roto, no lo arregles» es aplicable y bienvenido, sería bueno poder ver visualmente tus dólares en la pantalla en una interfaz más específica para empresas. De hecho, muchas de las mejores funciones de Google Drive están bajo el capó.
Google Drive tiene una interfaz muy fácil de usar, con una columna de navegación en el lado izquierdo de la pantalla que alberga las acciones principales. Pasarás la mayor parte del tiempo en la pestaña Mi unidad, arrastrando fácilmente archivos a carpetas o cambiando el diseño de una lista a una cuadrícula. Puedes cargar archivos a la navegador-Google Drive basado en Google utilizando el árbol de archivos tradicional de Windows o arrastrando archivos (o carpetas enteras) desde su escritorio a Mi Unidad.
La interfaz es casi idéntica a la de Dropbox y Microsoft OneDrive, pero está por detrás de Egnyte. Por ejemplo, Egnyte tiene una pestaña de Tareas y Flujo de trabajo (una característica que hemos solicitado en Google Drive desde 2019), que resulta útil para los archivos que forman parte de proyectos con varios pasos y equipos. Garantiza que la tarea se pase de un asignado a otro a medida que se completan los flujos de trabajo. Egnyte también cuenta con una pestaña de malware potencial, otro ejemplo del compromiso de la empresa con la seguridad y la protección de sus archivos y datos. Por último, Egnyte cuenta con una pestaña de ayuda más sólida, Egnyte University, diseñada para capacitar a los usuarios y equipos sobre el software.
(Crédito: Google)
También puedes sincronizar archivos desde tu Mac o PC con Google Drive descargando la aplicación de escritorio para Mac y PC. Ten en cuenta que la aplicación de escritorio no tiene la misma interfaz que Google Drive basado en navegador, ya que se integra en la estructura de carpetas de tu computadora. Los archivos y carpetas sincronizados se actualizan en el escritorio, la web y el móvil a medida que realizas cambios; es una herramienta útil que unifica tus flujos de trabajo.
Como detalle interesante, Google Drive te ofrece dos opciones de sincronización. Mirror Files almacena documentos en la nube y en tu PC, y solo sincroniza los cambios entre las plataformas. Stream Files es una buena opción para computadoras con poco espacio de almacenamiento disponible, ya que te permite editar versiones en la nube de tus documentos (los archivos no se almacenan en el disco de tu PC).
Aplicaciones móviles y escaneo de documentos
Nunca se sabe cuándo necesitarás acceso a Google Drive, por eso, al igual que sus competidores de almacenamiento en la nube, existe una versión móvil para Android e iOS.
Al abrirla, verás dos categorías: Sugerencias y Actividad. La pestaña Sugerencias organiza todos tus archivos en una sola fuente desplazable según lo que se haya abierto recientemente. La pestaña Actividad muestra acciones recientes, como ediciones o comentarios tuyos o de colaboradores. La aplicación te permite cargar o descargar archivos fácilmente desde o hacia tu teléfono.
Aunque son útiles, las aplicaciones móviles de Google Drive no son las herramientas adecuadas para la gestión de archivos pesados. En definitiva, la interfaz es demasiado limitada incluso para el usuario de Drive más organizado.
La función principal de la aplicación móvil es la función de escanear documentos. Toma una instantánea de alta definición y extremadamente clara de una imagen o documento. Antes de enviar la imagen a la nube, tienes algunas opciones para explorar, como recortar la imagen, cambiar su tono o color y rotar el archivo. En las pruebas, nuestros documentos de identidad gubernamentales escaneados y los garabatos de nuestros cuadernos se veían nítidos.
(Crédito: Google)
Audiencias objetivo
Target Audiences es una función administrativa útil que comparte Drives con equipos o departamentos específicos dentro de tu empresa. Piensa en Target Audiences como Drives específicos, útiles para empresas grandes donde varios equipos deben ver archivos específicos. Puedes agregar o quitar Target Audiences específicos desde el lado del administrador de Google Workspace. Una vez que estén configurados, los empleados pueden compartir archivos con esos Target Audiences establecidos.
Compartir archivos desde Drive es sencillo, ya que Target Audience es otra opción en la ventana para compartir archivos. Es otra herramienta útil para proteger documentos, organizar archivos y unificar flujos de trabajo entre la administración y otros trabajadores.
Cifrado y seguridad
Quiere asegurarse de que todos los archivos que almacena y envía estén protegidos de miradas indiscretas, ya sea que forme parte de una pequeña empresa o de una gran corporación. El cifrado del lado del cliente (CSE) es una forma de garantizar que los archivos de su Google Drive estén a salvo de los espías al ofrecer control de datos y privacidad. Solo los administradores de cuentas pueden controlar, distribuir y administrar las claves de Google Drive y Google Docs. También pueden seleccionar un proveedor de servicios de cifrado (Flowcrypt, FutureX, Thales y Virtu).
Puedes cifrar documentos de Google Docs, Microsoft Office, PDF y otros archivos desde el lado del cliente. Dicho esto, no puedes usar CSE para títulos de archivos, metadatos de archivos y contenido vinculado fuera de Google Drive si estás suscrito a los niveles Business Starter, Business Standard o Business Plus. Esta función de seguridad solo está disponible para los suscriptores de Google Workplace en el nivel Enterprise. Además, Google Drive no cuenta con protección con contraseña para archivos o carpetas individuales.
Existen medidas de seguridad alternativas, como la autenticación en dos pasos, si no quieres suscribirte al plan Enterprise. Este es un buen método para verificar a los usuarios de Google Workplace, pero no añade mucha seguridad adicional a tu Drive. Otro posible problema de privacidad es algo que mencionamos en nuestra reseña de Google Drive gratuito: si alguien tiene tu correo electrónico, esa persona puede publicar un archivo en tu Drive compartido. Google tiene seguridad contra malware, pero no filtra el contenido molesto o no deseado que pueda enviarte.
Veredicto: Buenos precios y almacenamiento
Google Workspace está diseñado para satisfacer las necesidades de muchas empresas, desde los autónomos hasta las empresas con cientos de trabajadores. Con Google Drive, obtienes una interfaz elegante, un almacenamiento razonable y herramientas y complementos útiles para crear y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Aun así, en una era digital que cada vez está más en línea, la seguridad y la privacidad son algunos de los pilares más importantes de cualquier servicio de almacenamiento en la nube. Egnyte, ganador de la Elección de nuestros editores para el almacenamiento en la nube y el uso compartido de archivos para empresas, es el servicio al que recurrir para la gobernanza de datos y otras opciones de seguridad de primer nivel.
Google Drive (para empresas)
Ventajas
Ver más
Contras
Ver más
El resultado final
Google Drive es una plataforma de almacenamiento en la nube fácil de usar, fundamental para la plataforma Workspace enfocada en los negocios, pero las preocupaciones por la privacidad en sus niveles inferiores impiden que el servicio sea el mejor en la categoría.
¿Te gusta lo que estás leyendo?
Matricularse en Informe de laboratorio para recibir las últimas reseñas y los mejores consejos sobre productos directamente en su bandeja de entrada.
Este boletín puede contener publicidad, ofertas o enlaces de afiliados. Suscribirse a un boletín indica que acepta nuestros Términos de uso y Política de privacidad. Puede darse de baja de los boletines en cualquier momento.
Acerca de Robert Anderson
