Suncor está legalmente obligado a cobrar impuestos sobre las transacciones entre empresas, incluidas aquellas con empresas fuera de su control. Para cumplir con esta obligación, Suncor ha desarrollado la solución Intercompany Tax Automation (ITC) utilizando SAP Business AI y SAP Build Products.
Sin embargo, a principios de la década, su solución automatizada estaba obsoleta, una situación preocupante dada la obligación legal y regulatoria de Suncor de cobrar impuestos sobre las transacciones entre empresas.
Mientras luchaban por calcular las cifras de impuestos basándose en los códigos tributarios, así como en las jurisdicciones, los trabajadores se vieron obligados a realizar entradas manuales en un archivo de Excel antes de descargar las partidas individuales del cliente en una hoja de Excel adicional.
Estos tediosos esfuerzos manuales provocaban errores frecuentes, lo que obligaba a los empleados a perder un tiempo valioso reelaborando las cifras. Esto ralentizó las transferencias de fondos dentro de la empresa y los pagos a proveedores y aumentó los costos operativos.
La única manera de salir del dilema era desarrollar una solución flexible, escalable y eficiente en forma de una solución de automatización fiscal entre empresas (ITC). Esto permitiría a Suncor aprovechar las capacidades de inteligencia artificial (IA) integradas y gestionar sus datos de manera responsable.
Poniendo la IA en práctica
SAP Build Process Automation, por ejemplo, fusionaría la gestión del flujo de trabajo con la funcionalidad de automatización robótica de procesos, visibilidad de procesos, gestión de decisiones y herramientas avanzadas de inteligencia artificial para la comprensión de documentos comerciales.
El objetivo primordial era poner la IA en práctica aplicando los más altos estándares éticos, de seguridad y privacidad para garantizar el cumplimiento de las auditorías. Al mismo tiempo, se minimizarían los riesgos asociados con la presentación regulatoria. Los procedimientos simplificados reducirían el tiempo de cierre del período.
Como lo había hecho en el pasado, Suncor se apoyaría en gran medida en la Plataforma de Tecnología Empresarial (BTP) de SAP, un conjunto de herramientas utilizadas para integrar y conectar paisajes completos para satisfacer las crecientes demandas y requisitos comerciales.
Los equipos de la división MaxAttention de SAP también trabajarían con las unidades especializadas de Suncor para revisar de manera integral el proceso de automatización empresarial, ofreciendo orientación sobre las soluciones disponibles basadas en las mejores prácticas globales y otros factores esenciales.
«Desde los requisitos iniciales hasta la implementación final, los equipos (de SAP y Suncor) demostraron experiencia técnica, flexibilidad y voluntad de trabajar juntos para crear una solución que satisfaga perfectamente las necesidades comerciales de Suncor», dijo la gerente de proyecto Tatiana Cojocaru, de Suncor. departamento de gestión de programas.
El robot hace el trabajo.
Una vez lanzado el proyecto, el prototipo de la plataforma TIC se entregó en menos de cuatro semanas y el despliegue se produjo en menos de ocho, a partir de noviembre de 2023.
«El equipo de SAP MaxAttention mostró un nivel excepcional de minuciosidad en cada aspecto del proyecto», afirmó William Brooks, asesor y asesor fiscal de Suncor. “Manejaron meticulosamente las etapas de diseño, desarrollo, implementación, pruebas y puesta en marcha. Además, respondieron muy bien a los cambios, incluso cuando nos desviamos de los requisitos originales”.
Hoy en día, cualquiera que utilice la solución puede hacer clic en un botón para activar un agente de automatización y, en segundo plano, el bot organiza las tareas y genera toda la documentación con fines de cumplimiento. El sistema ha eliminado errores del pasado, calculando con precisión los montos de impuestos de las partidas individuales de los clientes y publicando asientos de diario para cada código de empresa para los impuestos sobre las ventas y las compras mientras crea facturas en PDF para el cumplimiento de las auditorías.
Lo más destacado de la solución fue aprovechar las inversiones existentes de Suncor en SAP, mejorando y optimizando la solución para las necesidades comerciales cambiantes y desafiantes con un rápido tiempo de obtención de valor.
El tiempo de ejecución del procedimiento es ahora de menos de siete minutos, frente a las once horas anteriores. Con un bot desatendido disponible para responder a los clientes en cualquier hora, la empresa ha experimentado una mejora del 98 % en el tiempo general de ejecución.
En términos de ahorro, Suncor ha reducido los costos en 1,8 millones de dólares. Los usuarios finales de Suncor están contentos con la solución y la adopción es muy alta debido a la reducción de la tediosa intervención manual y el procesamiento de datos; Los usuarios finales ahora pueden centrarse en tareas estratégicas en lugar de actividades mundanas de validación de datos.
Por obtener valor empresarial a partir de la automatización, la inteligencia artificial y otras herramientas contemporáneas, la solución TIC ha atraído la atención de varias industrias sobre Suncor, lo que ha dado como resultado que la empresa sea designada finalista en los Premios a la Innovación SAP 2024.
La ceremonia anual rinde homenaje a las empresas y organizaciones que utilizan tecnologías SAP para efectuar cambios. (Para obtener más información sobre lo que Suncor logró para obtener este codiciado reconocimiento, consulte su presentación de los Premios a la Innovación). La ceremonia anual honra a las empresas y organizaciones que utilizan tecnologías SAP para efectuar cambios. Para obtener más información sobre lo que Suncor logró para obtener este codiciado reconocimiento, consulte su presentación de los Premios a la Innovación.
