STAMFORD – No eran el tipo de cosas que los funcionarios electos querían escuchar de un auditor que acababa de revisar dos años de recaudación de impuestos sobre la propiedad de la ciudad.
“El recaudador de impuestos de la ciudad en el momento de esta auditoría no pudo ubicar los informes QDS del año fiscal 2019 y del año fiscal 2020”, dijo la auditora interna de la ciudad, Teresa Viscariello, al Comité de Auditoría de la Junta de Finanzas la semana pasada.
QDS es el sistema de computer software que utiliza la ciudad para emitir facturas de impuestos y realizar un seguimiento de las recaudaciones.
Viscariello le contó a la junta sobre otro problema en la oficina del recaudador de impuestos.
“Hay una falta de reconciliación periódica”, dijo. “No pude identificar ningún procedimiento de conciliación diario, semanal o mensual”.
La conciliación es un procedimiento que compara dos conjuntos de registros para garantizar que las cuentas sean precisas. En este caso, el informe generado por el sistema QDS debería haberse conciliado con un informe del recaudador de impuestos que muestre los ingresos recaudados de los propietarios.
Que no suceda en la oficina del recaudador de impuestos es “muy preocupante”, dijo Viscariello, pero hay otras cosas preocupantes.
“Hay una falta de cumplimiento de los estatutos estatales con respecto a la retención de registros y las políticas de retención de la ciudad”, dijo.
La retención de registros es importante porque mejora la rendición de cuentas, minimize la responsabilidad, preserva el historial de recaudación de ingresos fiscales y protege los derechos de los ciudadanos que podrían querer ver la información, escribió Viscariello en su informe de auditoría.
Más allá de esas deficiencias, la ley de Connecticut requiere que los recaudadores de impuestos entreguen un informe anual a la Junta de Finanzas, “pero no vi nada al respecto”, dijo Viscariello.
Otra ley estatal exige que los recaudadores de impuestos reembolsen los pagos de impuestos en exceso, lo que debe reflejarse en el informe del recaudador de impuestos, dijo Viscariello. El informe debe mostrar quién recibió un reembolso y por qué, pero ese informe también es inexacto, dijo.
“Estos fueron hallazgos significativos”, dijo Viscariello.
‘Es impactante’
Sin embargo, la oficina del recaudador de impuestos no es la única que tiene problemas. Viscariello dijo que también se descubrieron deficiencias en la oficina del controlador de la ciudad.
“El controlador debe proporcionar informes de recaudación de impuestos sobre la propiedad mensuales y de fin de año fiscal, conciliados desde el informe del recaudador de impuestos hasta el libro mayor, para garantizar que todo lo que recauda el recaudador de impuestos se registre correctamente de manera oportuna”, dijo.
La oficina del contralor debería segregar los deberes de los empleados como una “mejor práctica”, dijo Viscariello.
“El empleado que publica entradas en el libro mayor (del recaudador de impuestos) no debe ser el mismo que publica entradas en el libro mayor”, dijo.
Es un manage y equilibrio contra los errores, dijo Viscariello.
Ella resumió los hallazgos de su auditoría de esta manera: “Necesitamos adherirnos a nuestras políticas establecidas”.
El presidente de la Junta de Finanzas, Richard Freedman, dijo que estaba asombrado al escuchar lo que informó Viscariello.
“Simplemente no sé qué decir. Es impactante”, dijo. “Estamos recaudando $650 millones en ingresos fiscales y no los vinculamos a las cifras que aparecen en nuestras suposiciones presupuestarias”.
La vicepresidenta de la junta, Mary Lou Rinaldi, quien encabeza el Comité de Auditoría, dijo que el informe de Viscariello explica algo que ella ha estado monitoreando todo el año.
«¿Es de extrañar que tengamos problemas para completar nuestra auditoría anual, ahora que sabemos por qué no podemos reunir los datos de manera oportuna?» Rinaldi dijo.
Tarde, e incluso más tarde
La Oficina de Políticas y Gestión de Connecticut requiere que, cada año, todos los municipios presenten un informe preparado por un auditor independiente. El propósito de la auditoría, conocida como Informe Financiero Anual Integral, es proteger el dinero de los contribuyentes y garantizar que los municipios sean fiscalmente estables.
El CAFR de Stamford se atrasó cinco meses el año pasado y se atrasará al menos siete meses este año.
El CAFR para el año fiscal 2022 está tan retrasado que se superpone con el inicio del trabajo en el CAFR para el año fiscal 2023. Se suponía que comenzaría el 1 de julio, el día en que comenzó el nuevo año fiscal.
“Parece que… no vamos a tener la auditoría (del año pasado) hasta algún momento de agosto. ¿Es esa una declaración justa? Laura Burwick, miembro de la junta, le preguntó al controlador David Yanik.
“Creo que lo tendremos antes de finales de julio”, respondió Yanik.
“¿Estamos comenzando para el próximo año? ¿Qué tan atrasados estamos para el próximo año? preguntó Burwick.
“Lo estamos, un poco”, dijo Yanik.
“Entonces, si no hemos comenzado la próxima auditoría, ¿cuán retrasada será?” preguntó Burwick.
“Es difícil de decir”, respondió Yanik.
A partir de eso, dijo Freedman, tiene que concluir que el CAFR volverá a retrasarse el próximo año. Quería saber qué está causando todos los problemas. Yanik dijo que algunos retrasos se deben a que la ciudad implementó recientemente un nuevo sistema de software package financiero, y otros se deben a que la oficina del controlador puede usar empleados calificados adicionales.
“Estamos presupuestados para un empleado contratado sería bueno tener otros”, dijo Yanik.
Su oficina tiene 19 empleados y cuatro o cinco trabajan en la auditoría, dijo Yanik.
“Tenemos un puesto vacante porque tuvimos una renuncia reciente. Por lo tanto, estamos buscando un puesto de contador de ingresos para cubrir ahora tenemos un temporal allí”, dijo Yanik. “Luego, tenemos que ocupar un puesto de contador de proyectos, que está relacionado con los informes financieros”.
Freedman dijo que agregar individual no arreglará las cosas.
“Esta no es una función de no tener suficientes personas”, dijo el presidente de la junta de finanzas. “Esta es una función de una ausencia total de prácticas comerciales”.
No ‘entender bien los conceptos básicos’
Yanik dijo que su oficina “se ha sentido frustrada con la puntualidad de la preparación del informe del recaudador de impuestos. Fue un element que contribuyó a que todo se hiciera a tiempo”.
El recaudador de impuestos Monthly bill Napoletano no asistió a la reunión. Rinaldi dijo que le pidieron, pero dijo que no pudo asistir.
Los miembros de la junta de finanzas le pidieron a Yanik posibles soluciones. Yanik dijo que uno sería exigir al recaudador de impuestos que “concilie los recibos mensualmente y los vincule al libro mayor” para que todos los departamentos financieros puedan acceder a la información sobre la recaudación de impuestos, lo que mejora sus funciones.
El recaudador de impuestos ahora debe presentar un informe una vez al año, pero «es posible que el recaudador de impuestos… proporcione un informe provisional basado en la actividad de medio año», dijo Yanik.
Los miembros del Comité Fiscal de la Junta de Representantes se han preocupado por las deficiencias en las funciones del recaudador y contralor de impuestos. El comité tiene previsto discutir la situación en su reunión del 24 de julio.
El 13 de julio, la alcaldesa Caroline Simmons le envió un correo electrónico a Yanik dándole una fecha límite del 18 de agosto para proporcionar un informe que identificara «áreas donde la ciudad puede mejorar el proceso de auditoría y cumplir con las fechas límite de manera más efectiva» y explicando cómo implementar las recomendaciones de Viscariello.
El mismo día, Simmons envió un correo electrónico identical a Napoletano, dándole como fecha límite el 11 de agosto para un informe sobre cómo hará las correcciones descritas por Viscariello.
Rinaldi dijo durante la reunión que está ansiosa por ver las recomendaciones que RSM, el auditor independiente contratado para crear el CAFR 2022, espera emitir el próximo mes.
“Creo que las recomendaciones de RSM… serán abundantes. Pero, lo que es más importante, no quiero que la respuesta de la ciudad sea ‘se corregirá’, que es lo que hemos escuchado en el pasado”, dijo Rinaldi. “Espero un program bien pensado y detallado sobre cómo la ciudad arreglará lo que encuentre RSM. Esa es una advertencia mía como presidente del Comité de Auditoría”.
Después de la reunión, Rinaldi, quien ha impulsado la búsqueda de respuestas sobre los problemas de auditoría durante meses, dijo que la situación es “muy mala”.
“Estábamos escuchando de nuestro auditor, RSM, que esto estaba sucediendo. Ahora la auditoría interna muestra en detalle dónde están los problemas”, dijo Rinaldi. “Me sorprendió hasta qué punto el sistema está desordenado. No estamos entendiendo bien lo básico. Ha estado sucediendo durante una década, y el escenario está listo para que tengamos problemas nuevamente el próximo año”.
